boeken

In 10 stappen orde in je administratie

Een nieuw jaar betekent ook de start van een nieuw boekhoudjaar, dit wil zeggen je administratie in orde houden, dit doe je best ook voor jezelf thuis, dit is een ideale taak om in de winterdagen uit te voeren. Dit topic wordt ook uitgebreid besproken in de Bricolee TV van januari.

Klaar om je papieren en documenten te ordenen?

Voordelen orde in administratie

Als je een geordend administratie systeem hebt geniet je van verschillende voordelen:

  • Alles sneller terug vinden
  • Minder stress
  • Er geraakt niets verloren
  • Je facturen worden op tijd betaald
  • Toegankelijk voor iedereen
  • Rust in je hoofd
  • Geld besparen
  • Tijd besparen

Alleen maar voordelen, ben je klaar om te starten?

Stap 1: Maak een administratieplek aan

Maak een administratieplek aan, waar je voortaan je papieren gaat verwerken.

Voor mij is dit een bakje met 3 schuiven voor mijn inkomend papierwerk.

  • TODO
  • In afwachting
  • OK, te archiveren

Wat weg mag gaat rechtstreeks in mijn papierbak. Dit administratie systeem kan uitgebreider en op maat gemaakt worden. Maar dit is alvast een goede basis voor je administratie.

Stap 2: Wat heb je nodig om je papieren te verwerken?

Naast het bakje met 3 schuiven, heb je het volgende nodig om te verwerken:

  • Een nietjesmachine
  • Perforator
  • Mapjes
  • Kaften
  • Pen
  • Papier
  • Notitieboekje
  • Tussenbladen
  • Labels
  • Papierversnipperaar
  • Post-Its
  • Schaar
  • Plakband
  • Agenda

Als je met je papieren bezig bent, wil je dit zo snel en efficiënt mogelijk verwerken. Als je alles op 1 plaats bewaart en sorteert, zal het papierwerk in de toekomst veel gemakkelijker verlopen. Deze eerst stap bezorgt je al rust in je hoofd.

Wil je meer tips rond opruimen en organiseren? Bekijk dan even volgende blogpost rond opruimen en organiseren van je huis.

Stap 3: Bespreek jullie administratie systeem

Kast vol documenten

Bekijk wie bij jullie de administratie doet? Zorg dat de administratie duidelijk is, zodat de andere partner het direct kan overnemen in geval van ziekte, overlijden of op reis.

Maak een afspraak wanneer je je administratie gaat doen, 1 maal per week op een vast tijdstip is aan te raden.

Noteer het in je agenda, dit zorgt ervoor dat je het ook echt gaat doen.

Stap 4: Maak het gezellig en denk aan je beloning

Neem een lekker drankje en maak het gezellig om je papieren te verwerken. Denk ook aan je beloning als je al deze papieren op orde hebt gedaan. Als je dit wekelijks doet, zal dit snel gaan.

Maar nu gaan we jaarlijkse administratie doen en al onze papieren bekijken en behandelen.

Stap 5: Verzamel alle papieren op 1 plaats

Begin eerst met al je papieren uit te zoeken en deze te verzamelen op 1 plaats. Nu ben je klaar om je administratie te doen. Let’s get started.

Stap 6: Categorieën maken

Papier chaos op de grond

Begin bij de recente documenten en neem kleine stapeltjes papier per keer in je handen om te sorteren.

Geef onmiddellijk een categorie, niet twijfelen.

Het is het beste om in het begin zo veel mogelijk categorieën te maken, later kan je nog categorieën samenvoegen. Ik had zo een 50tal categorieën in mijn administratie systeem.

Gebruik post-it’s

Ik maak categorieën met post-its en ik schrijf de categorie hierop en leg deze op de vloer met de nodige papieren erachter of eronder. Je woonkamer zal vol met papier liggen, maar geen nood, dit komt in orde.

Kom je bijvoorbeeld een factuur van het water tegen, dan geef ik de categorie nutsvoorzieningen water 2019.

Kom ik bijvoorbeeld een loonfiche tegen van mijn man, dan geef ik de categorie loonfiche testbedrijf – Bart – 2017.

Indien je administratiesysteem nog niet in orde is, kan dit tot een halve dag tot één dag in beslag nemen.

Gebruik je notitieboekje

Gaande weg kom ik dingen tegen die ik moet vragen aan mijn man of hij sommige documenten nog nodig heeft, deze schrijf ik op mijn todo lijst in mijn notitieboekje.

Hetzelfde geldt als ik nog een factuur dien te betalen, zet ik deze op mijn todo lijst en leg ik de factuur in mijn todo bakje.

Gebruik je agenda

Soms kom ik papieren tegen van uitnodigingen, die datums noteer ik dan meteen in mijn agenda.

Dit zorgt ervoor dat ik geen losse eindjes heb.

Vergeet je afval niet

Ik heb zeker een stapel met afval, deze stapel breng ik na het categoriseren direct naar mijn papierbak in de garage. Indien dit bij jou niet mogelijk is, noteer dit dan in je agenda wanneer je dit zult doen.

Wat mag nu weg van je papieren?

Hoe weet je nu wat je mag weggooien of niet, kijk volgende site er even op na. Maar om een idee te hebben, moet je voor de belastingen 7 jaar aan administratie bij houden.  Ik hou voor het meeste 10 jaar aan, maar dat is niet altijd nodig.

Stap 7: Maak thema’s in je kaften

thema kaften, orde in je administratiesysteem

Als je alle categorieën hebt gemaakt, is het tijd om deze in de juiste kaften te plaatsen en een label te geven. Je dient niet meteen nieuwe kaften te kopen, meestal heb je kaften en mappen over na een administratie organisatie.

Ik heb eerst al mijn oorspronkelijke kaften gebruikt. Ik heb nadien nieuwe gekocht, omdat de meeste kaften helemaal versleten waren. Nu heb ik alle kaften in dezelfde kleur, wat ook zorgt voor rust voor het oog, maar dit is niet noodzakelijk.

Kaften heb ik gemaakt op thema, zoals medisch, wonen, nutsvoorzieningen, gezin, werk Bart, Werk Emma, belastingen …

Zorg ook nog voor extra ruimte in je kaften, prop ze niet helemaal vol.

Gebruik tussenbladen in je kaften om alles netjes te sorteren.

Gebruik misschien dozen of andere opbergruimtes voor handleidingen, kastickets, grotere papieren, …

Alles wordt netjes opgeruimd.

Stap 8: Label je kaften

Vergeet je kaften niet te labelen, zodat je alles direct kan terugvinden. Geef ook correcte namen op de tussenbladen.

Stap 9: Todo lijst en agenda bekijken

Al je documenten zitten nu op de juiste plaats, nu moet je enkel de taken op je todo lijst nog uitvoeren, en je agenda verder invullen mocht dit nog niet gedaan zijn.

Na je zo een grote opruiming hebt gedaan, gaat het de volgende keer veel sneller gaan.

Stap 10: Tijd voor beloning

Proficiat, je administratiesysteem is nu in orde, het is tijd om je beloning op te eisen.

Je eigen administratie systeem op orde

Je eigen administratie systeem op zetten en papieren (documenten) ordenen kan soms overweldigend zijn en wil je misschien niet alleen doen, weet dan dat Bricolee als professional organizer je kan helpen.

Niet alleen voor particulieren, maar dit kan ook voor zelfstandigen. Wij staan altijd voor je klaar om je te helpen.

Eenmaal dat je papieren zijn geordend, ondervindt je plots minder stress en ervaar je meer rust.

Bricolee

Add A Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.